Dokumen Digital

Pengolahan data dengan menggunakan computer dikenal dengan nama Pengolahan data elektronik (PDE) atau Elektronik Data Processing (EDP). Pengolahan data adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti berupa informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik, yaitu computer.

Menurut istilah Digitalisasi adalah” Proses pemberian atau pemakaian sistim
digital” (Kamus Besar Bahasa Indonesia). Sedangkan sistim
digital itu sendiri adalah “ Susunan peralatan yang dirancang
untuk mengolah besaran fisik yang diwakili oleh besaran
digital. Sistim digital yang umum dijumpai antara lain adalah
komputer, kalkulator, jam digital, VCD, DVD dan lain-lain

Dokumen elektronik/digital  memiliki kelebihan dalam hal duplikasi atau regenerasi. Data digital dapat direproduksi seperti aslinya tanpa mengurangi kualitas data asilnya. Hal ini sulit dilakukan dalam teknologi analog, dimana kualitas data asli lebih baik dari duplikatnya, sehingga seseorang dengan mudah dapat memverifikasi keaslian sebuah dokumen

Pada prinsipnya Proses digitalisasi terdiri dari dua
tahap yaitu:
1. Document capture = perubahan format dari bentuk asli ke
digital (PDF). Document capture dapat diproses dengan dua
cara, yaitu 1) dengan proses scaning ( untuk jenis format awal
yang terdiri dari buku, dokumen, naskah, laporan, foto, gambar
yang berbentuk kertas). 2) dengan proses konversi (untuk
format awal dalam bentuk file.

Document management = pengolahan data bibliografi
koleksi digital. Dokumen digital yang ada, diolah dengan
software tersendiri misalnya: Winisis, Acrobat reader search,
New Spektra dll.
Untuk melakukan digitalisasi diperlukan beberapa
perlengkapan /peralatan antara lain komputer yang merupakan
salah satu mesin pengolah data mutakhir. Saat ini, sedang marak perusahaan menggunakan digitalisasi terhadap arsip dan koleksi data mereka.

Yang dimaksud dengan digitalisasi koleksi data adalah
proses pemberian atau pemakaian sistim digital pada koleksi
suatu data perusahaan.

Untuk itu diperlukan Sistem Management Document untuk membantu pengelolaan data mereka.

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file

Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian  dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain.

Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini, dapat diharapkan :
  1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik.
  2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
  3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya  yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya.
  4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik.
  5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan informasi lokasi penyimpanan dokumen [dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode].
  6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan.
  7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui Internet serta dapat menjadi manajemen peminjaman arsip.
sumber data:
1. http://id.wikipedia.org/wiki/Revolusi_Digital
2. http://repository.ipb.ac.id
3. http://sistemmanajemendokumenelektronik.blogspot.com/
This entry was posted in Knowlegde, Layanan, Umum. Bookmark the permalink.

One Response to Dokumen Digital

  1. Pingback: Pemanfaatan Digital File untuk Pekerjaan dan Tugas pada Gadget Anda | Digital Document

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s